Het management van een logistieke dienstverlener wil overschakelen op een nieuw logistiek concept. Het personeel heeft daar veel moeite mee, waardoor de rendementen voor het bedrijf niet gehaald dreigen te worden. Maar nadat de medewerkers een logistieke serious gaming workshop hebben gevolgd, komen ze toch over hun angst voor die veranderingen heen. Uiteindelijk levert dit het bedrijf de van te voren ingeschatte kostenbesparing alsnog op.

Context

De logistieke afdeling van een grote organisatie verzorgt de bevoorrading van diverse afdelingen. Het gaat daarbij om verschillende goederen, die regelmatig moeten worden aangevuld. Al jarenlang worden deze goederen aangevoerd via aparte, gescheiden stromen op gespecialiseerde ladingsdragers. Om een kostenbesparing te realiseren besluit het management van deze organisatie, op aanraden van diverse adviseurs, een nieuw logistiek in te voeren in het bedrijf. Een belangrijk onderdeel van dat nieuwe concept is dat goederenstromen met elkaar zouden worden gecombineerd. Een voorwaarde daarvoor is dat er generieke ladingsdragers moeten worden ontwikkeld en besteld.

De bedrijfsvoering moet gewoon doorgaan

Omdat de bedrijfsvoering gewoon door moet blijven gaan en het vervangen van alle bestaande ladingsdragers in eens te kostbaar zou zijn, besluit het management de oude vrachtwagens geleidelijk te vervangen door de nieuwe, generieke wagens. Het idee is dat door het verbeterde logistieke concept uiteindelijk minder vrachtwagens nodig zijn. Het tegendeel blijkt echter het geval. De vervangingsgraad blijkt ten minste 1 op 1 te zijn. De grote vraag was: "Hoe kan dat en hoe zorgen we dat we wel de voorgespiegelde efficiencywinst halen?"

Het personeel doet haar werk

Bij de analyse van het probleem blijkt dat het personeel nog steeds voornamelijk de oude werkwijzen hanteert. De generieke ladingsdragers zijn opgedeeld in de oude categorieën en de goederenstromen zijn nog steeds gescheiden. De reden hiervoor is dat de planners grote problemen voorzien als ze binnen de lopende bedrijfsvoering de procedures aanpassen. De angst om fouten te maken met alle consequenties van dien is te groot. Toch is het management van mening dat het nieuwe logistieke concept moet worden ingevoerd. Alleen hoe krijgt het personeel het vertrouwen dat het op een nieuwe manier ook goed en misschien wel beter kan zonder dat het de bedrijfsvoering schaadt?

Een nieuwe werkwijze geeft nieuwe mogelijkheden!

De oplossing hiervoor is om het personeel in een gecontroleerde en veilige omgeving te laten wennen aan het nieuwe logistieke concept. En ook om in zo'n omgeving de voorgestelde nieuwe werkwijze te toetsen en te integreren in het bedrijf. Daartoe is, in nauw overleg met experts van het bedrijf, een logistiek computerspel ontwikkeld. In dat spel moeten de deelnemers een veelheid van goederen op een zo efficient mogelijke manier vervoeren van de producenten naar de afnemers. Doordat de deelnemers in koppels van twee personen kunnen experimenteren ontstaat er veel discussie, waardoor ze heel actief met de problematiek geconfronteerd worden. Later moeten de koppels hun oplossingen plenair voorleggen aan de andere deelnemers. Door de interactie met de andere koppels, ontstaan er weer veel nieuwe inzichten.

Resultaat

Nadat de medewerkers hebben meegedaan aan een aantal van bovenstaande workshops is de angst om op een andere manier te gaan werken geheel verdwenen. Hierdoor wordt het logistieke proces een stuk efficienter en blijken de eerdere gestelde doelen wel haalbaar. Bovendien heeft het personeel zoveel zelfvertrouwen opgedaan dat ze actief meedenken om het proces nog verder te verbeteren.